We zijn op zoek naar een representatieve directiesecretaresse/management assistent die op zoek is naar een vaste baan voor 40 uren in de week, 32 of 36 uur is bespreekbaar. Het betreft een organisatie in Appingedam.

De directiesecretaresse/management assistent verricht in samenwerking met de directie het geordend verloop van werkzaamheden als het bijhouden van de diverse agenda’s, het plannen en organiseren van vergaderingen, post-/e-mailafhandeling, zelfstandig beantwoorden van correspondentie, organiseren en beheren van directiearchief.

We zoeken een ervaren secretaresse die functioneert op HBO-niveau en die beschikt over een diploma in de secretariële richting, aangevuld met ruime, recente ervaring als directiesecretaresse/management assistent bij een internatonaal georiënteerde productie/verkooporganisatie. Een vooropleiding op VWO-niveau is een eis met aanvulling van een HBO-diploma.

De managementassistente voert zo nodig correspondentie, notulen en (telefoon-)gesprekken in de Duitse of Engelse taal of zet bijvoorbeeld Nederlandse teksten om in het Duits en/of Engels.

Doelstelling:

Het secretarieel, administratief en organisatorisch ondersteunen van de leden van de directie evenals het management zodat zij hun werkzaamheden optimaal kunnen uitvoeren.

Plaats in de organisatie:

De managementassistente rapporteert rechtstreeks aan de Algemeen Directeur, en vertegenwoordigd in het DT het arboteam.

Omschrijving van de werkzaamheden:

Administratieve afhandeling / archiveren;

Voorbereiding van vergaderingen en werkzaamheden DT en MT leden;

Correspondentie;

Postbehandeling (inkomende post) en verspreiding hiervan. Verzorgt de notulen van het DT;

Telefoonbehandeling;

Accuraat agendabeheer;

Organisatie overige voorkomende aangelegenheden;

Ondersteunen organisatorische zaken voor directieteam (waaronder reserveren van hotels, vergaderaccommodaties, restaurants, vluchten e.d.);

Ontvangst bezoek en verzorgen van koffie en lunch.

Kennis

Efficiënt agendabeheer;

Het op accurate en efficiënte wijze verzorgen van verslaglegging/verwerking notulen;

Geautomatiseerde administratieve gegevensverwerking;

Communicatie-informatie- en overlegstructuren, met name die binnen de eigen onderneming;

Intermenselijke verhoudingen en ethiek;

Procuratiebevoegdheden;

Financiële en administratieve procedures;

Afdelingsoverschrijdende procedures.

Is verantwoordelijk voor:

Verzorgen van met de functie samenhangende correspondentie en administratie en de formulering van mededelingen;

Goede volwaardige rapportage naar managementteam en directie;

Tijdig versturen van notulen, agenda en overige stukken ten behoeve van een vergadering;

Tijdige signalering van deadlines en bewaking van actiepunten. Zelf het initiatief nemen bij

dreigende knelpunten;

Correctheid en tijdigheid (email-)correspondentie;

Efficiënt agendabeheer;

Tijdigheid en volledigheid voorbereidende stukken voor de werkzaamheden van de directieleden en het managementteam voor de vergaderingen;

Correctheid en volledigheid afhandeling telefoonverkeer, zowel inkomend als uitgaand;

Accurate archivering/dossiervorming.

Ben jij de persoon naar wie wij op zoek zijn? Wij horen graag van je op telefoonnummer

050-5887340.

Computervaardigheden

Talenkennis

Contactgegevens

Lisette Pool